Bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP), membuat faktur pajak merupakan pekerjaan yang hampir tidak bisa dipisahkan dari aktivitas sehari-hari. Begitu terjadi penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP) yang terutang PPN, PKP perlu memastikan faktur pajaknya dibuat dengan benar.
Sejak implementasi Coretax DJP, proses pembuatan faktur pajak mengalami perubahan cukup besar. Faktur pajak dapat dibuat melalui modul e-Faktur pada Coretax, dan datanya terintegrasi dengan administrasi PPN. Data faktur juga dapat tersedia bagi pihak pembeli serta digunakan dalam proses penyusunan SPT Masa PPN.
Bagi yang baru pertama kali menggunakan Coretax, tampilannya mungkin terasa asing. Ada kode transaksi, tanggal faktur, identitas lawan transaksi, detail barang atau jasa, DPP, PPN, sampai proses penandatanganan dan penerbitan faktur yang harus diperhatikan.
Namun setelah memahami alurnya, sebenarnya cara membuat faktur pajak di Coretax cukup mudah.
Dalam artikel ini kita akan membahasnya secara bertahap, termasuk bagian-bagian yang sering menyebabkan kesalahan.
Apa Itu Faktur Pajak?
Secara sederhana, Faktur Pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh PKP yang melakukan penyerahan Barang Kena Pajak atau Jasa Kena Pajak.
Misalnya PT Maju Jaya telah dikukuhkan sebagai PKP dan menjual barang kepada PT Sejahtera.
Ketika transaksi tersebut memenuhi ketentuan sebagai penyerahan yang terutang PPN, PT Maju Jaya sebagai penjual mempunyai kewajiban perpajakan terkait pemungutan PPN dan pembuatan faktur pajak sesuai ketentuan.
Bagi penjual, PPN yang dipungut tersebut pada prinsipnya berkaitan dengan Pajak Keluaran.
Sedangkan bagi pembeli yang juga merupakan PKP, PPN yang tercantum dalam faktur dapat berkaitan dengan Pajak Masukan, sepanjang memenuhi persyaratan untuk dikreditkan.
Itulah sebabnya kesalahan dalam pembuatan faktur tidak hanya berdampak kepada penjual. Kesalahan tersebut juga dapat menimbulkan masalah bagi pembeli.
Dasar Hukum Faktur Pajak di Era Coretax
Untuk administrasi faktur pajak dalam Coretax, salah satu regulasi penting yang perlu diperhatikan adalah PER-11/PJ/2025 tentang Ketentuan Pelaporan Pajak Penghasilan, Pajak Pertambahan Nilai, Pajak Penjualan atas Barang Mewah, dan Bea Meterai dalam Rangka Pelaksanaan Sistem Inti Administrasi Perpajakan.
DJP menjelaskan bahwa terdapat beberapa aspek penting dalam pembuatan faktur. Faktur harus dibuat sesuai saat terutang atau saat pembuatan faktur sebagaimana ditentukan ketentuan, harus memuat keterangan yang sebenarnya atau sesungguhnya, dan dibuat secara elektronik sesuai mekanisme yang berlaku.
Hal tersebut penting karena membuat faktur pajak bukan hanya pekerjaan administratif untuk menghasilkan sebuah file PDF.
Yang jauh lebih penting adalah memastikan kapan faktur dibuat, siapa lawan transaksinya, transaksi apa yang terjadi, berapa DPP dan PPN-nya, serta apakah seluruh informasi tersebut sesuai dengan transaksi sebenarnya.
Apakah Faktur Pajak Sekarang Hanya Bisa Dibuat Melalui Coretax?
Tidak.
Ini perlu diluruskan karena sejak implementasi Coretax terdapat beberapa penyesuaian.
DJP menyatakan penerbitan faktur pajak saat ini dapat dilakukan melalui tiga saluran utama, yaitu Coretax DJP, aplikasi e-Faktur Client Desktop, dan e-Faktur Host-to-Host melalui Penyedia Jasa Aplikasi Perpajakan (PJAP).
Artikel ini secara khusus membahas cara membuat Faktur Pajak Keluaran langsung melalui Coretax DJP.
Persiapan Sebelum Membuat Faktur Pajak di Coretax
Salah satu cara terbaik menghindari kesalahan adalah menyiapkan data transaksi terlebih dahulu sebelum membuka menu e-Faktur.
Minimal, pastikan Anda sudah mengetahui identitas pembeli, tanggal transaksi, jenis barang atau jasa, harga jual atau penggantian, perlakuan PPN, kode transaksi yang sesuai, serta apakah transaksi merupakan pembayaran biasa, uang muka, termin, atau pelunasan.
Jangan membiasakan membuat faktur sambil mencari-cari invoice dan kontrak.
Terutama jika perusahaan menerbitkan banyak faktur setiap bulan, administrasi penjualan sebaiknya sudah terhubung dengan proses perpajakan.
Alurnya idealnya:
Transaksi → Invoice/kontrak → Verifikasi data → Faktur Pajak → Pembukuan → SPT Masa PPN.
Dengan cara tersebut, kemungkinan perbedaan antara data komersial dan data perpajakan dapat dikurangi.
Cara Membuat Faktur Pajak di Coretax
Sekarang kita masuk ke bagian yang paling penting.
Untuk pembuatan secara langsung, Wajib Pajak dapat menggunakan modul e-Faktur pada Coretax. DJP menyediakan modul untuk pembuatan Faktur Pajak Keluaran, pembatalan, faktur pengganti, dokumen tertentu, hingga pengelolaan retur.
Berikut alur yang perlu dipahami.
1. Login ke Coretax DJP
Masuk ke Portal Wajib Pajak Coretax DJP menggunakan akun yang memiliki hak akses yang sesuai.
Untuk Wajib Pajak Badan, pastikan Anda login terlebih dahulu menggunakan NIK PIC nya baru kemudian lakukan impersonating ke akun Badan usahanya. Hal sederhana ini penting. Jangan sampai Anda sudah merekam transaksi cukup panjang tetapi ternyata bekerja menggunakan konteks atau akses yang tidak sesuai.
2. Buka Menu e-Faktur
Setelah masuk ke akun Wajib Pajak, masuk ke modul e-Faktur.
Dalam Coretax, menu e-Faktur digunakan untuk pengelolaan faktur pajak. Di dalamnya terdapat fasilitas yang berkaitan dengan Faktur Pajak Keluaran dan Masukan, termasuk pengelolaan retur.
Untuk transaksi penjualan perusahaan, pilih bagian Faktur Pajak Keluaran (angka 1) kemudian klik menu Buat Faktur (angka 2)
Ingat perbedaannya:
Faktur Pajak Keluaran berkaitan dengan faktur yang diterbitkan perusahaan atas penyerahan yang dilakukan.
Sementara Faktur Pajak Masukan berkaitan dengan PPN yang dipungut PKP penjual atas pembelian yang dilakukan perusahaan.
3. Tentukan Kode Faktur dan Tanggal Faktur dengan Benar
Berikutnya perhatikan kode transaksi Faktur Pajak. Kode transaksi menunjukkan karakter transaksi yang dilakukan. Karena itu, jangan memilih kode hanya berdasarkan kebiasaan. Sebelum menentukan kode, pahami dahulu:
Siapa pembelinya?
Apa barang atau jasa yang diserahkan?
Apakah PPN dipungut oleh PKP penjual atau oleh pemungut tertentu?
Apakah transaksi memperoleh fasilitas PPN?
Apakah terdapat perlakuan perpajakan khusus?
Untuk perusahaan yang mempunyai berbagai jenis pelanggan—misalnya perusahaan swasta, instansi pemerintah, kawasan tertentu, atau pelanggan dengan fasilitas perpajakan—sebaiknya buat mapping kode transaksi sebagai bagian dari SOP penerbitan faktur. Pastikan rekan tidak salah pilih kode Transaksi karena hal tersebut bisa mempengaruhi metode pembayaran / pemungutan PPN nya
Kemudian Tanggal faktur bukan sekadar tanggal ketika staf pajak sempat membuka Coretax.
Tanggal faktur harus mengikuti saat pembuatan Faktur Pajak sebagaimana ditentukan dalam ketentuan perpajakan.
DJP menegaskan bahwa faktur harus dibuat sesuai saat terutang atau saat pembuatan faktur. Jika tanggal faktur melewati saat seharusnya dibuat, faktur dapat dikategorikan sebagai Faktur Pajak yang terlambat dibuat.
Karena itu, bagian pajak sebaiknya mempunyai komunikasi yang baik dengan bagian penjualan, finance, dan accounting.
Jangan sampai bagian pajak baru mengetahui transaksi beberapa minggu setelah barang diserahkan atau pembayaran diterima.
4. Isi Identitas Pembeli
Berikutnya masukkan identitas NPWP 16 digit lawan transaksi.
Pastikan data pembeli benar dan sesuai dengan transaksi sebenarnya.
Faktur pajak harus memuat keterangan yang sebenarnya atau sesungguhnya. Ketepatan identitas pembeli menjadi salah satu bagian yang tidak boleh disepelekan.
Kesalahan identitas dapat menimbulkan masalah ketika pembeli akan menggunakan faktur tersebut dalam administrasi Pajak Masukannya.
Karena itu, sebelum membuat faktur pertama untuk pelanggan baru, ada baiknya meminta dan memverifikasi data perpajakannya.
Jangan hanya menyalin data dari invoice lama tanpa memastikan data tersebut masih sesuai.
5. Masukkan Detail Barang atau Jasa
Setelah identitas pembeli benar, masukkan transaksi dengan klik menu Tambah Transaksi.
Bagian ini harus sesuai dengan transaksi sebenarnya.
Informasi barang atau jasa sebaiknya dapat direkonsiliasi dengan invoice, purchase order, kontrak, surat jalan, berita acara, atau dokumen komersial lain yang digunakan perusahaan.
Misalnya perusahaan menjual beberapa jenis barang dalam satu invoice.
Jangan hanya menulis deskripsi terlalu umum jika sistem dan dokumen transaksi memungkinkan pencatatan yang lebih jelas.
Semakin rapi detail transaksi, semakin mudah perusahaan melakukan rekonsiliasi di kemudian hari.
6. Perhatikan DPP dan Perhitungan PPN
Ini merupakan bagian yang sangat penting, terutama setelah perubahan tarif dan mekanisme penghitungan PPN.
Jangan berasumsi bahwa setiap transaksi cukup dihitung dengan cara yang sama.
Perlakuan Dasar Pengenaan Pajak (DPP) harus mengikuti karakter transaksi dan ketentuan PPN yang berlaku.
Dalam kasus tertentu terdapat penggunaan DPP Nilai Lain, sehingga staf yang membuat faktur harus memahami perlakuan transaksi sebelum memasukkan nilainya ke Coretax. Dalam panduan DJP untuk transaksi tertentu di Coretax, pengisian DPP Nilai Lain juga menjadi bagian penting dari proses perekaman.
Jadi, jangan hanya bertanya:
“Berapa tarif PPN-nya?”
Pertanyaan yang sama pentingnya adalah:
“PPN tersebut dikalikan dengan DPP yang mana?”
Kesalahan menentukan DPP dapat menghasilkan PPN yang salah meskipun tarif yang digunakan terlihat benar.
7. Periksa Kembali Seluruh Data
Sebelum menerbitkan faktur, lakukan review.
Saya sangat menyarankan perusahaan membuat kebiasaan double check sebelum faktur diterbitkan.
Periksa kembali setidaknya identitas pembeli, tanggal faktur, kode transaksi, detail BKP/JKP, harga atau nilai penggantian, DPP, perlakuan PPN, dan total nilai transaksi.
Untuk faktur bernilai besar, idealnya diterapkan prinsip maker-checker.
Artinya, orang yang merekam faktur berbeda dengan orang yang melakukan pengecekan.
Memerlukan beberapa menit tambahan, tetapi jauh lebih nyaman dibandingkan harus membuat faktur pengganti karena kesalahan yang sebenarnya dapat dicegah.
8. Lakukan Upload dan Approval Faktur
Setelah seluruh data dipastikan benar, lanjutkan proses penyimpanan dan penerbitan sesuai alur Coretax.
Dalam proses elektronik ini, perhatikan pula mekanisme approval/penandatanganan elektronik yang tersedia pada akun Wajib Pajak.
Pastikan pihak yang melakukan proses tersebut memang memiliki kewenangan yang sesuai.
Setelah faktur berhasil diterbitkan, periksa status faktur untuk memastikan proses benar-benar selesai.
Jangan hanya berasumsi faktur sudah berhasil karena tombol terakhir sudah diklik.
9. Unduh dan Arsipkan Faktur Pajak
Setelah faktur berhasil diterbitkan, lakukan pengarsipan.
Walaupun data administrasi sudah tersedia secara elektronik, perusahaan tetap sebaiknya mempunyai SOP penyimpanan dokumen yang baik.
Hubungkan arsip faktur dengan dokumen transaksi lainnya, misalnya:
Invoice → PO/Kontrak → Surat Jalan/BAST → Faktur Pajak → Bukti Pembayaran.
Struktur seperti ini sangat membantu ketika perusahaan melakukan rekonsiliasi, audit internal, pemeriksaan pajak, maupun pengecekan transaksi beberapa tahun kemudian.
