Retur barang merupakan hal yang sangat biasa terjadi dalam kegiatan usaha.

Barang bisa dikembalikan karena jumlahnya tidak sesuai pesanan, terdapat kerusakan, kualitas tidak memenuhi kesepakatan, salah spesifikasi, atau alasan lain yang disepakati antara penjual dan pembeli.

Dari sisi bisnis, prosesnya mungkin terlihat sederhana: barang dikembalikan, penjual menerima barang tersebut, lalu transaksi disesuaikan.

Namun dari sisi perpajakan, ada satu hal yang tidak boleh dilupakan, yaitu Nota Retur.

Apalagi jika transaksi tersebut sebelumnya sudah dibuatkan Faktur Pajak dan PPN-nya sudah masuk sebagai Pajak Masukan bagi pembeli. Ketika sebagian barang dikembalikan, administrasi PPN juga harus disesuaikan.

Sejak penggunaan Coretax DJP, proses pembuatan nota retur dilakukan secara elektronik. DJP menjelaskan bahwa nota retur harus dibuat dan ditandatangani secara elektronik serta diunggah melalui Coretax DJP atau laman lain yang terintegrasi dengan sistem administrasi DJP.

Lalu, bagaimana cara membuat nota retur Pajak Masukan di Coretax?

Apakah harus membuat dokumen nota retur sendiri di Excel terlebih dahulu?

Di menu mana prosesnya dilakukan?

Dan apa dampaknya terhadap Pajak Masukan pembeli serta Pajak Keluaran penjual?

Mari kita bahas dari dasar sampai praktiknya.

Apa Itu Nota Retur Pajak Masukan?

Secara sederhana, nota retur adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli ketika terjadi pengembalian Barang Kena Pajak (BKP) kepada penjual.

Jadi, jika perusahaan membeli barang dari PKP dan atas pembelian tersebut menerima Faktur Pajak, kemudian sebagian atau seluruh barang dikembalikan, pembeli perlu melakukan administrasi retur sesuai ketentuan PPN.

Hal penting yang perlu dipahami adalah bahwa nota retur bukan Faktur Pajak Pengganti.

Keduanya mempunyai fungsi berbeda.

Faktur Pajak Pengganti digunakan ketika terdapat kesalahan atau perubahan pada Faktur Pajak yang sudah diterbitkan.

Sementara itu, nota retur digunakan ketika BKP yang sudah diserahkan kemudian dikembalikan oleh pembeli.

Karena itu, jangan menggunakan mekanisme Faktur Pajak Pengganti hanya karena terdapat barang yang dikembalikan.

Mengapa Nota Retur Penting bagi Pajak Masukan?

Bayangkan PT Maju Jaya membeli barang dari PT Sejahtera dengan nilai Rp100 juta dan PPN Rp11 juta.

PT Maju Jaya mencatat Rp11 juta tersebut sebagai Pajak Masukan sepanjang memenuhi persyaratan untuk dikreditkan.

Beberapa hari kemudian, ternyata barang senilai Rp20 juta dikembalikan karena tidak sesuai spesifikasi.

Kalau tidak ada penyesuaian perpajakan, pembukuan Pajak Masukan masih seolah-olah menunjukkan bahwa seluruh transaksi Rp100 juta benar-benar terjadi tanpa pengembalian.

Padahal kenyataannya sudah berubah.

Karena itu, nilai PPN atas barang yang dikembalikan juga perlu disesuaikan melalui mekanisme retur.

DJP menjelaskan bahwa bagi pembeli, retur yang dibuat akan tercatat pada menu Retur Pajak Masukan, dan nilainya secara otomatis masuk ke SPT Masa PPN pada bagian yang sesuai pada masa dilakukannya retur.

Inilah alasan nota retur tidak boleh dianggap hanya sebagai dokumen administrasi penjualan.

Ia mempunyai dampak langsung terhadap administrasi Pajak Masukan.

Dasar Hukum Nota Retur

Ketentuan mengenai retur PPN perlu dilihat bersama dengan ketentuan PPN dan ketentuan administrasi faktur pajak yang berlaku.

Salah satu ketentuan penting yang mengatur mekanisme pelaporan saat terjadi retur adalah PER-11/PJ/2025 tentang Ketentuan Pelaporan PPh, PPN, PPnBM, dan Bea Meterai dalam rangka pelaksanaan Sistem Inti Administrasi Perpajakan. Peraturan ini ditetapkan pada 22 Mei 2025.

PER-11/PJ/2025 juga mengatur hubungan antara Faktur Pajak, nota retur, dan SPT Masa PPN.

Dalam kondisi tertentu, apabila BKP dikembalikan dan dibuat nota retur, transaksi tersebut kemudian diperhitungkan dalam administrasi PPN sesuai ketentuan yang berlaku.

Untuk ketentuan mengenai dokumen nota retur sendiri, ketentuan perpajakan mensyaratkan beberapa informasi penting yang harus tercantum dalam nota retur, antara lain nomor nota retur, identitas Faktur Pajak yang terkait, identitas pembeli dan penjual, jenis dan nilai BKP yang dikembalikan, PPN/PPnBM yang terkait, tanggal nota retur, serta nama dan tanda tangan pihak yang berhak menandatangani.

Dengan kata lain, nota retur harus dapat ditelusuri kembali ke transaksi dan Faktur Pajak asalnya.

Kapan Nota Retur Dibuat?

Salah satu hal penting yang sering dilupakan adalah tanggal retur.

Nota retur dibuat ketika terjadi pengembalian BKP.

Ketentuan mengenai saat pengembalian BKP pada dasarnya mengacu pada saat barang tersebut benar-benar dikembalikan oleh pembeli. Ketentuan DJP juga menjelaskan bahwa tanggal retur dalam Coretax adalah tanggal dilakukan pengembalian BKP.

Misalnya:

Faktur Pajak diterbitkan pada 10 Agustus.

Kemudian pada 15 Agustus pembeli mengembalikan sebagian barang.

Maka jangan otomatis menggunakan tanggal Faktur Pajak sebagai tanggal retur.

Yang perlu diperhatikan adalah tanggal terjadinya pengembalian barang.

Hal ini menjadi penting karena retur tersebut akan memengaruhi administrasi PPN pada masa pajak terjadinya retur.

Apakah Semua Pengembalian Barang Harus Dibuatkan Nota Retur?

Tidak setiap pengembalian barang dapat langsung diperlakukan sebagai retur PPN tanpa melihat kondisi transaksinya.

Pertama, pastikan memang terjadi pengembalian BKP.

Kedua, pastikan terdapat transaksi dan Faktur Pajak yang menjadi dasar.

Ketiga, pastikan pengembalian tersebut memenuhi ketentuan perpajakan yang berlaku.

Jangan hanya karena perusahaan mengeluarkan dokumen internal bertuliskan “retur” kemudian menganggap PPN otomatis harus dikurangi.

Dokumen komersial dan dokumen perpajakan harus dapat saling menjelaskan.

Idealnya terdapat hubungan:

Purchase Order → Invoice → Faktur Pajak → Bukti penerimaan barang → Dokumen retur → Nota Retur → Pembukuan → SPT Masa PPN.

Semakin besar nilai transaksi, semakin penting rantai dokumentasi tersebut.

Syarat Informasi dalam Nota Retur

Nota retur harus memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasi transaksi yang dikembalikan.

Secara umum, informasi yang perlu diperhatikan antara lain:

Nomor urut nota retur

Setiap nota retur harus mempunyai identitas yang jelas sehingga dapat ditelusuri dalam administrasi perusahaan.

Nomor dan tanggal Faktur Pajak

Ini sangat penting.

Nota retur harus dapat dikaitkan dengan Faktur Pajak atas pembelian yang barangnya dikembalikan. Ketentuan mengenai nota retur mensyaratkan pencantuman nomor, kode seri, dan tanggal Faktur Pajak terkait.

Identitas pembeli

Nama, alamat, dan NPWP pembeli harus sesuai dengan data transaksi.

Identitas penjual

Data PKP penjual juga harus dicantumkan sesuai ketentuan.

Barang yang dikembalikan

Jelaskan barang apa yang dikembalikan dan jumlahnya.

Jangan hanya menulis “retur barang” tanpa informasi yang memungkinkan transaksi ditelusuri.

Nilai barang yang dikembalikan

Nilai harga jual BKP yang dikembalikan harus jelas.

PPN dan PPnBM

Jika relevan, nilai PPN serta PPnBM atas barang yang dikembalikan juga harus diperhatikan.

Tanggal retur

Tanggal harus mencerminkan waktu pengembalian barang.

Pihak yang berhak menandatangani

Nota retur harus ditandatangani oleh pihak yang berhak sesuai ketentuan.

Cara Membuat Nota Retur Pajak Masukan di Coretax

Sekarang kita masuk ke bagian yang paling praktis.

DJP menyediakan dua jalur untuk membuat retur Pajak Masukan di Coretax.

Pertama melalui submenu Pajak Masukan.

Kedua melalui submenu Retur Pajak Masukan.

Mari kita bahas satu per satu.

Cara Pertama: Melalui Menu Pajak Masukan

1. Login ke Coretax DJP

Pertama, login ke Portal Wajib Pajak Coretax DJP.

Untuk Wajib Pajak Badan, pastikan Anda masuk menggunakan akses yang benar dan sudah berada pada profil badan yang akan melakukan retur.

Kesalahan memilih profil dapat menyebabkan Anda melihat data yang bukan milik Wajib Pajak yang sedang ditangani.

2. Masuk ke Menu Pajak Masukan

Setelah login, buka modul e-Faktur dan masuk ke bagian Pajak Masukan.

Setelah masuk ke menu Pajak Masukan (angka 1), silahkan lakukan filter pada kolom masa pajak dan tahun pajak (angka 2) untuk menampilkan faktur pajak masukan sesuai masa pajak yang dipilih, lakukan refresh data (angka 3) dan Coretax akan menampilkan daftar Faktur Pajak Masukan yang tersedia.

3. Refresh Data Faktur Pajak Masukan

DJP memberikan panduan agar pengguna melakukan filter Masa/Tahun Pajak, kemudian menekan tombol refresh untuk menampilkan daftar Faktur Pajak Masukan.

Ini merupakan langkah kecil tetapi penting.

Jangan langsung berasumsi bahwa faktur yang dicari tidak ada hanya karena belum terlihat pada daftar awal.

4. Pastikan Faktur Berstatus Credited atau Uncredited

Sebelum melakukan retur, periksa status Faktur Pajak Masukan.

Menurut panduan Coretax DJP, retur dapat dilakukan terhadap faktur yang statusnya sudah ditetapkan sebagai credited atau uncredited.

Artinya, jangan langsung mencari tombol retur tanpa memastikan status faktur tersebut terlebih dahulu.

5. Klik Tombol Retur

Setelah menemukan Faktur Pajak Masukan yang barangnya dikembalikan, pilih faktur tersebut.

Kemudian klik tombol Buat Retur.

Coretax akan membuka halaman untuk merekam informasi pengembalian barang.

Pada tahap inilah Anda perlu mengisi detail retur.

6. Isi Tanggal Retur

Masukkan tanggal ketika barang benar-benar dikembalikan.

Jangan menggunakan tanggal invoice atau tanggal Faktur Pajak secara otomatis.

Misalnya:

• Faktur Pajak: 5 Agustus 2026
• Barang dikembalikan: 10 Agustus 2026

Maka tanggal retur yang direkam adalah 10 Agustus 2026, sepanjang memang tanggal tersebut merupakan tanggal pengembalian BKP.

DJP secara eksplisit menjelaskan bahwa tanggal retur dalam Coretax merupakan tanggal dilakukannya pengembalian BKP.

7. Pilih Barang yang Dikembalikan

Selanjutnya klik ikon pensil pada detail barang yang akan diretur.

Tidak selalu seluruh barang dalam Faktur Pajak harus dikembalikan.

Misalnya invoice terdiri dari:

• 100 unit produk A;
• 50 unit produk B;
• 25 unit produk C.

Ternyata yang dikembalikan hanya 10 unit produk B.

Maka retur harus mencerminkan kondisi sebenarnya.

Jangan memasukkan seluruh nilai invoice sebagai retur jika hanya sebagian barang yang dikembalikan.

8. Masukkan Jumlah Barang yang Diretur

Isi jumlah barang yang benar-benar dikembalikan.

Misalnya:

Jumlah pembelian: 50 unit
Jumlah yang dikembalikan: 10 unit

Maka jumlah retur adalah 10 unit.

Data ini harus dapat direkonsiliasi dengan dokumen retur perusahaan.

Misalnya ada surat jalan retur, berita acara pengembalian, atau dokumen internal yang menunjukkan bahwa 10 unit memang telah dikembalikan.

9. Masukkan Potongan Jika Ada

Apabila terdapat potongan yang berkaitan dengan barang yang diretur, masukkan sesuai kondisi transaksi.

Jangan mengubah angka hanya agar nilai retur terlihat “pas”.

Nilai yang direkam harus sesuai dengan transaksi sebenarnya.

10. Masukkan PPN , DPP Nilai Lain dan PPnBM yang Diretur

Setelah jumlah barang dan nilai transaksi dimasukkan, nilai DPP PPN yang diretur akan muncul secara otomatis dan kita wajib mengisi DPP Nilai Lain sebagai dasar penghitungan PPN yang diretur, kemudian isi juga PPnBM yang diretur jika ada.

Bagian ini sangat penting karena nilai tersebut akan memengaruhi administrasi Pajak Masukan pembeli.

Misalnya:

Harga barang yang dikembalikan: Rp7.200.000

PPN atas barang yang dikembalikan: Rp 792.000

Maka nilai retur PPN harus mencerminkan PPN atas bagian transaksi yang benar-benar dikembalikan, bukan otomatis seluruh PPN dalam Faktur Pajak.

11. Simpan Data Retur

Setelah semua data diperiksa, klik Simpan.

Periksa kembali:

tanggal retur → barang → jumlah → nilai → PPN → PPnBM jika ada.

Jangan langsung melakukan upload tanpa melakukan pengecekan.

Untuk perusahaan yang memiliki volume retur tinggi, sebaiknya dibuat proses review sebelum nota retur dikirim secara elektronik.

12. Upload Retur

Setelah data benar, pilih Upload Retur.

DJP menjelaskan bahwa setelah data retur direkam dan disimpan, proses dilanjutkan dengan upload retur melalui Coretax.

Setelah berhasil, retur akan tercatat dalam administrasi Coretax.

Cara Kedua: Melalui Menu Retur Pajak Masukan

Selain mencari faktur dari daftar Pajak Masukan, Anda dapat membuat retur melalui menu khusus Retur Pajak Masukan.

Alurnya:

e-Faktur → Retur Pajak Masukan → Buat Retur.

Kemudian masukkan nomor Faktur Pajak yang ingin diretur dan klik Cari.

Setelah faktur ditemukan, lanjutkan pengisian tanggal retur, barang yang dikembalikan, jumlah, potongan jika ada, PPN, serta PPnBM jika relevan.

Setelah semuanya benar, simpan dan lakukan Upload Retur.

Cara ini cukup praktis apabila Anda sudah mengetahui nomor Faktur Pajak yang akan diretur.

Apa yang Terjadi Setelah Nota Retur Dibuat?

Ini bagian yang sangat penting.

Nota retur tidak hanya berdampak pada pembeli.

Ada dampak pada pembeli dan penjual.

Dampak bagi Pembeli

Bagi pembeli, retur akan tercatat pada submenu Retur Pajak Masukan.

Nilai retur kemudian secara otomatis masuk ke SPT Masa PPN pada bagian yang sesuai untuk masa pajak ketika retur dilakukan. DJP menjelaskan bahwa retur tersebut tercermin pada SPT Masa PPN B.2/B.3 pada masa dilakukannya retur.

Artinya, pembeli perlu memperhatikan retur ketika melakukan rekonsiliasi SPT Masa PPN.

Jangan sampai perusahaan sudah membuat nota retur tetapi data SPT belum diperiksa.

Bagaimana Dampaknya bagi Penjual?

Bagi penjual, prosesnya tidak berhenti ketika pembeli membuat nota retur.

Setelah pembeli mengajukan retur, penjual akan memperoleh notifikasi melalui Portal Saya → Notifikasi Saya.

Informasi tersebut antara lain memuat nomor Faktur Pajak, identitas pembeli yang melakukan retur, dan nomor nota retur.

Penjual kemudian melakukan persetujuan atau penolakan melalui submenu Retur Pajak Keluaran.

Jika retur disetujui, nilai retur tersebut akan otomatis masuk ke SPT Masa PPN bagian yang sesuai pada masa terjadinya retur. DJP menjelaskan bahwa bagi penjual nilai retur masuk ke SPT Masa PPN A.2.

Jadi alurnya sebenarnya bersifat dua sisi:

Pembeli membuat retur → Penjual menerima notifikasi → Penjual menyetujui/menolak → Dampak masuk ke administrasi SPT PPN.

Apakah Penjual Harus Menyetujui Nota Retur?

Dalam proses Coretax, penjual akan menerima informasi retur yang diajukan pembeli dan melakukan persetujuan atau penolakan melalui menu Retur Pajak Keluaran.

Karena itu, komunikasi antara bagian pembelian dan bagian penjualan sangat penting.

Jangan sampai pembeli membuat retur tetapi pihak penjual tidak mengetahui adanya retur tersebut.

Dalam transaksi antarbadan yang jumlahnya besar, sebaiknya dibuat rekonsiliasi retur secara berkala.

Contoh Perhitungan Nota Retur Pajak Masukan

Agar lebih mudah dipahami, mari gunakan contoh sederhana.

PT ABC membeli:

100 unit barang × Rp1.000.000 = Rp100.000.000

Misalnya PPN atas transaksi tersebut sebesar:

Rp11.000.000

Kemudian 20 unit barang dikembalikan.

Nilai barang yang diretur:

20 × Rp1.000.000 = Rp20.000.000

PPN yang berkaitan dengan barang tersebut:

Rp2.200.000

Maka yang diretur bukan Rp100 juta.

Yang diretur adalah bagian transaksi yang benar-benar dikembalikan:

Harga jual: Rp20.000.000

PPN: Rp2.200.000

Dalam administrasi Pajak Masukan, nilai PPN yang berkaitan dengan barang yang dikembalikan tersebut harus disesuaikan melalui mekanisme retur.

Tentu, angka dan perlakuan aktual harus mengikuti kondisi transaksi serta ketentuan PPN yang berlaku.

Bagaimana Jika Hanya Sebagian Barang yang Diretur?

Ini justru merupakan salah satu kasus yang paling sering terjadi.

Tidak perlu membatalkan seluruh Faktur Pajak hanya karena sebagian barang dikembalikan.

Misalnya dalam satu Faktur Pajak terdapat 1.000 unit barang dan hanya 50 unit yang dikembalikan.

Maka nota retur harus menggambarkan 50 unit yang benar-benar dikembalikan.

Nilai PPN yang diretur juga harus dihitung atas bagian transaksi yang dikembalikan.

Karena itu, detail barang dalam Faktur Pajak harus diperhatikan sejak awal.

Semakin rinci Faktur Pajak, semakin mudah melakukan rekonsiliasi ketika terjadi retur.

Bagaimana Jika Faktur Pajak Dibuat di e-Faktur Desktop?

Ini juga penting bagi perusahaan yang masih mempunyai Faktur Pajak yang diterbitkan melalui aplikasi e-Faktur Client Desktop.

DJP menjelaskan bahwa retur, pembatalan Faktur Pajak, dan pelaporan SPT Masa PPN dilakukan melalui Coretax DJP, termasuk nota retur atas faktur pajak yang dibuat melalui e-Faktur Desktop.

Jadi, jangan berasumsi bahwa karena Faktur Pajak asal dibuat di aplikasi lama, nota retur juga harus dibuat di aplikasi lama.

Untuk proses retur, jalurnya dilakukan melalui Coretax.

Bagaimana Jika Setelah Retur Faktur Pajaknya Diganti?

Ini merupakan kondisi yang perlu mendapatkan perhatian khusus.

PER-11/PJ/2025 mengatur bahwa apabila Faktur Pajak yang sudah mengalami retur kemudian dilakukan pembetulan atau penggantian dengan Faktur Pajak Pengganti, terdapat konsekuensi terhadap nota retur yang sudah dibuat.

Karena itu, jangan memperlakukan Faktur Pajak Pengganti dan nota retur sebagai dua dokumen yang berdiri sendiri.

Keduanya dapat saling berkaitan.

Jika kasusnya kompleks—misalnya ada retur sebagian, Faktur Pajak Pengganti, dan SPT sudah dilaporkan—sebaiknya lakukan rekonsiliasi terlebih dahulu sebelum melakukan pembetulan.

Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Nota Retur

Salah memilih Faktur Pajak

Kesalahan pertama adalah memilih Faktur Pajak yang tidak sesuai.

Pastikan nomor faktur yang diretur benar-benar merupakan faktur atas barang yang dikembalikan.

Menggunakan tanggal yang salah

Jangan menggunakan tanggal invoice secara otomatis.

Tanggal retur harus mencerminkan tanggal pengembalian BKP.

Meretur seluruh faktur padahal hanya sebagian barang yang dikembalikan

Ini dapat membuat nilai retur menjadi tidak sesuai dengan keadaan sebenarnya.

Jika hanya 10 dari 100 unit yang dikembalikan, jangan memasukkan seluruh transaksi.

Salah menghitung PPN yang diretur

PPN yang diretur harus berhubungan dengan bagian BKP yang benar-benar dikembalikan.

Karena itu, rekonsiliasi antara jumlah barang, harga, diskon, DPP, dan PPN sangat penting.

Tidak melakukan rekonsiliasi dengan pembukuan

Nota retur yang sudah dibuat di Coretax sebaiknya tidak berdiri sendiri.

Perusahaan harus memastikan data retur juga tercermin dalam:

kartu persediaan → pembelian → utang → Pajak Masukan → nota retur → SPT Masa PPN.

Dengan demikian, laporan keuangan dan administrasi pajak tetap konsisten.

Tips Agar Administrasi Retur Lebih Rapi

Jika perusahaan cukup sering melakukan retur, saya sangat menyarankan membuat SOP retur pajak.

Misalnya alurnya:

Barang dikembalikan → Gudang membuat dokumen retur → Purchasing melakukan verifikasi → Accounting mencocokkan nilai → Tax membuat nota retur di Coretax → Penjual mengonfirmasi → Rekonsiliasi SPT PPN.

Dengan SOP seperti ini, retur tidak hanya menjadi urusan bagian gudang.

Tax, accounting, purchasing, dan finance perlu memiliki informasi yang sama.

Hal ini menjadi semakin penting untuk perusahaan dengan transaksi dalam jumlah besar.

Kesimpulan

Cara membuat nota retur Pajak Masukan di Coretax pada dasarnya cukup sederhana.

Wajib Pajak dapat masuk ke Coretax, membuka Pajak Masukan, menemukan Faktur Pajak yang akan diretur, memastikan status faktur sudah credited atau uncredited, kemudian memilih retur, mengisi tanggal pengembalian, memilih barang yang dikembalikan, memasukkan jumlah dan nilai retur, PPN/PPnBM yang relevan, menyimpan, lalu melakukan Upload Retur.

Alternatif lainnya adalah melalui menu Retur Pajak Masukan → Buat Retur, kemudian mencari Faktur Pajak berdasarkan nomor faktur.

Namun, bagian yang paling penting bukan sekadar mengetahui tombol mana yang harus diklik.

Pastikan retur benar-benar terjadi, tanggalnya benar, barang yang dikembalikan sesuai, nilai PPN tepat, dan nota retur dapat direkonsiliasi dengan Faktur Pajak serta dokumen transaksi.

Bagi pembeli, retur akan memengaruhi administrasi Pajak Masukan.

Bagi penjual, retur akan masuk ke proses Retur Pajak Keluaran setelah penjual menerima notifikasi dan melakukan persetujuan atau penolakan.

Dengan memahami alur tersebut, perusahaan tidak hanya dapat membuat nota retur dengan benar di Coretax, tetapi juga menjaga agar pembukuan, Pajak Masukan, Pajak Keluaran, dan SPT Masa PPN tetap konsisten.