Banyak pemberi kerja merasa kebingungan ketika menemukan bahwa beberapa pegawai tak memiliki NPWP sah atau NIK mereka belum tervalidasi dalam sistem perpajakan nasional. Padahal, di era administrasi digital seperti sekarang, validasi NIK secara massal menjadi kunci agar proses pemotongan pajak, pelaporan SPT hingga bukti potong berjalan lancar.
Melalui Portal NPWP versi 2.1, DJP menghadirkan layanan khusus untuk pemberi kerja, yaitu Validasi & Registrasi Massal NIK Pegawai — sebuah solusi efektif agar seluruh pegawai memiliki identitas pajak yang tepat dan terhubung ke sistem administrasi perpajakan. Simak uraian berikut untuk memahami langkah-per-langkahnya dan kenapa hal ini sangat penting.
Kenapa Validasi NIK Pegawai itu Penting?
Sebelum kita masuk ke langkah teknis, mari kita lihat beberapa dampak jika NIK pegawai belum tervalidasi:
- Bila pegawai belum divalidasi, perusahaan sering dipaksa menggunakan NPWP sementara (format 999xxx…) ketika membuat bukti potong PPh 21/A1/A2.
- Menggunakan NPWP sementara berarti buk potong tidak akan terkirim otomatis ke akun Coretax pegawai, dan pegawai bisa kesulitan ketika melapor SPT Tahunan.
- Validasi massal membantu memastikan data pegawai—termasuk NIK, nama lengkap sesuai KTP, nomor handphone, email—terintegrasi dengan sistem DJP, sehingga administrasi pajak menjadi lebih aman dan efisien.
Dengan kata lain: pemberi kerja yang belum melakukan validasi ini berisiko mengalami hambatan pada proses perpajakan pegawai-nya.
3 Tahapan Utama Validasi NIK Massal di Portal NPWP
Berikut gambaran langkah utama yang harus dilakukan oleh pemberi kerja (wajib pajak badan atau instansi pemerintah) melalui Portal NPWP versi 2.1.
1. Pendaftaran dan Akses Portal NPWP
- Kunjungi https://portalnpwp.pajak.go.id , lalu klik “Daftar di Sini” jika belum punya akun.
- Isi data instansi/perusahaan: NPWP badan, email aktif pemberi kerja.
- Isi data penanggung jawab perusahaan: NIP atau ID, nama, jabatan, nomor HP.
- Tujuannya adalah agar akun pemberi kerja siap melakukan layanan “Validasi NIK”.
2. Unggah File Excel Validasi NIK
- Unduh template “FormatValidasiNIK.xlsx” yang disediakan dalam portal.
- Isi kolom: nomor urut, NIK pegawai, nama lengkap persis seperti KTP/KK (termasuk gelar), nomor HP mulai “08…”, serta email pribadi pegawai.
- Rename file sesuai format: .xlsx atau _001.xlsx untuk batch tambahan.
- Upload melalui menu “Validasi” di portal. Sistem akan memeriksa data terhadap basis data Dukcapil.
- Jika berhasil upload, akan muncul notifikasi “Sukses”.
3. Monitoring Validasi & Registrasi ke Coretax
- Melalui tab “Monitoring”, pemberi kerja bisa melihat status tiap NIK: VALID-by Dukcapil, VALID-by Portal, TIDAK VALID jika nama/NIK tidak cocok.
- Setelah status “VALID” muncul, migrasi data ke basis data Coretax DJP dilakukan maksimal H+3 hari kerja.
- Setelah migrasi selesai dan status berubah menjadi “Ya”, maka pemberi kerja dapat membuat bukti potong (Bupot) PPh 21/A1/A2 yang valid tanpa NPWP sementara
Hal-hal yang Harus Diperhatikan agar Proses Lancar
- Pastikan nama pegawai persis sesuai KTP/KK: huruf besar-kecil, gelar, dan tanda baca harus sama. Jika berbeda satu karakter, bisa gagal validasi.
- Nomor HP dan email pribadi pegawai juga wajib diisi karena digunakan untuk aktivasi akun Wajib Pajak nantinya.
- File Excel yang diunggah harus dinamai sesuai format yang ditentukan agar sistem bisa memproses tanpa eror.
- Gunakan email resmi instansi pemberi kerja yang aktif agar verifikasi akun bisa berjalan cepat.
- Jika terdapat NIK yang tidak ditemukan di Dukcapil, pemberi kerja agar mengarahkan pegawai bersangkutan untuk mengecek ke Dukcapil atau melakukan koreksi data kependudukan.
Manfaat Setelah Validasi Sukses
- Pegawai mendapatkan kredit pajak otomatis melalui bukti potong yang diterbitkan berdasarkan NIK, bukan NPWP sementara.
- Pemberi kerja meminimalkan risiko koreksi dan pemutakhiran SPT atau bukti potong karena data tak valid.
- Administrasi pajak menjadi lebih rapi dan tersinkronisasi—selaras dengan era digitalisasi sistem perpajakan (Coretax).
- Pemutakhiran data pegawai menjadi lebih mudah dan cepat dilakukan di tahun-tahun berikutnya.
Kesimpulan
Validasi NIK pegawai secara massal melalui Portal NPWP versi 2.1 adalah salah satu langkah penting bagi pemberi kerja di era digitalisasi perpajakan.
Meski terdengar administratif, proses ini memiliki dampak langsung terhadap kelancaran penerbitan bukti potong, kredit pajak pegawai, dan kepatuhan data pajak secara keseluruhan. Jadi, jangan tunda—seluruh pemberi kerja sebaiknya segera memanfaatkan layanan ini agar administrasi pajak pegawai menjadi aman, tertata, dan bebas dari hambatan.